As ferramentas de mensagens instantâneas se tornaram uma peça central na comunicação de equipes remotas. A transição para o trabalho remoto forçou empresas de todos os tamanhos a buscar soluções que mantenham suas equipes conectadas em tempo real, independentemente da localização. Nesse cenário, essas ferramentas permitem que os membros da equipe colaborem, compartilhem ideias e solucionem problemas rapidamente, muitas vezes substituindo a comunicação que antes acontecia presencialmente no escritório.
Outro fator que faz uma ferramenta de mensagens instantâneas tão essencial é a agilidade que ela traz para as operações do dia a dia. O envio de mensagens rápidas permite que dúvidas sejam resolvidas e informações importantes sejam compartilhadas de maneira instantânea. Além disso, ao usar plataformas específicas para equipes, é possível organizar conversas por tópicos, projetos ou equipes, o que aumenta a eficiência e diminui a sobrecarga de informações.
A necessidade de integração com outras ferramentas é outro ponto vital. Com muitas equipes utilizando softwares de gerenciamento de projetos e outras soluções digitais, a capacidade de sincronizar uma ferramenta de mensagens instantâneas com essas plataformas torna a comunicação ainda mais eficaz. Isso ajuda a centralizar todas as informações em um único lugar, garantindo que nada seja perdido, mesmo em um ambiente de trabalho altamente distribuído.
Índice
Principais Características a Procurar em uma Ferramenta de Mensagens Instantâneas
Facilidade de Uso e Acessibilidade
Quando se trata de escolher uma ferramenta de mensagens instantâneas para uma equipe remota, a facilidade de uso é um dos fatores mais críticos. Um software que requer um longo processo de adaptação ou treinamento pode impactar negativamente a produtividade da equipe. A interface deve ser intuitiva o suficiente para que qualquer colaborador possa aprender a utilizá-la rapidamente, sem a necessidade de gastar horas em treinamentos. Além disso, a acessibilidade em múltiplos dispositivos, como desktops, smartphones e tablets, é fundamental. As equipes remotas tendem a ser dinâmicas, com colaboradores se movendo entre diferentes ambientes de trabalho e precisando de flexibilidade para se conectar de onde estiverem.
Um aspecto a se considerar aqui é a capacidade de adaptação ao crescimento da equipe. Uma ferramenta de mensagens instantâneas que oferece configurações modulares ou escaláveis pode facilitar a vida de gestores e colaboradores, eliminando a necessidade de migrar para outra solução conforme a equipe cresce. Por isso, além da usabilidade inicial, é essencial escolher uma ferramenta que se ajuste ao futuro da organização.
Integração com Outras Ferramentas de Trabalho
Uma ferramenta de mensagens instantâneas isolada pode não ser suficiente para atender às necessidades de uma equipe moderna. A integração com outras plataformas de trabalho, como gerenciadores de tarefas, calendários e até softwares de videoconferência, é fundamental para garantir a eficiência. Uma ferramenta de mensagens instantâneas que se conecta bem com o restante do ecossistema de software da empresa é capaz de unificar fluxos de trabalho, permitindo que as informações fluam naturalmente de um sistema para outro.
Por exemplo, ao integrar uma ferramenta de mensagens instantâneas com um software de gestão de projetos, os membros da equipe podem ser notificados instantaneamente sobre novas tarefas ou prazos, tudo dentro de um mesmo ambiente. Isso reduz a necessidade de alternar entre diferentes plataformas, o que pode diminuir distrações e melhorar o foco.
Outro ponto de integração importante é com sistemas de armazenamento em nuvem. A possibilidade de compartilhar e acessar arquivos rapidamente, sem precisar sair da ferramenta de comunicação, economiza tempo e simplifica a colaboração em documentos ou projetos em andamento.
Segurança e Privacidade das Informações
No ambiente digital de hoje, em que ataques cibernéticos se tornam mais frequentes, a segurança e privacidade da ferramenta de mensagens instantâneas são questões inegociáveis. Empresas que trabalham com informações confidenciais, como dados de clientes ou projetos estratégicos, precisam garantir que as conversas e arquivos compartilhados em suas plataformas estejam seguros contra vazamentos ou acessos não autorizados.
Nesse sentido, a criptografia de ponta a ponta se tornou um dos recursos mais importantes a serem avaliados. Uma ferramenta de mensagens instantâneas que implementa criptografia forte garante que as mensagens trocadas entre os usuários permaneçam ilegíveis para qualquer pessoa fora do ambiente de comunicação, incluindo os próprios servidores da ferramenta. Além disso, a autenticação multifator adiciona uma camada extra de proteção, garantindo que apenas usuários devidamente autorizados possam acessar as informações.
Outro ponto crucial é o controle sobre os dados armazenados. Muitas vezes, as empresas podem preferir uma ferramenta de mensagens instantâneas que oferece opções de armazenamento local, ou ao menos a capacidade de definir prazos de retenção de dados. Isso permite que as organizações tenham maior controle sobre o ciclo de vida de suas informações, especialmente em cenários onde a conformidade com leis de privacidade é uma exigência.
Personalização e Controle
Uma ferramenta de mensagens instantâneas eficiente deve permitir certo grau de personalização para se ajustar às necessidades específicas de cada equipe. Organizações com fluxos de trabalho muito específicos podem preferir soluções que ofereçam mais controle sobre notificações, formatação de mensagens, organização de canais e permissões de usuário. Quanto mais a ferramenta for ajustável à realidade da equipe, mais eficiente ela se torna na prática.
Um exemplo disso são as ferramentas que permitem criar automações personalizadas, como bots de notificação que alertam os colaboradores sobre eventos importantes, lembretes de tarefas ou atualizações de progresso. Isso pode não apenas aumentar a eficiência da comunicação, mas também promover uma cultura de responsabilidade entre os membros da equipe.
Além disso, a capacidade de criar diferentes níveis de permissões é fundamental para ambientes empresariais. Em muitas organizações, é necessário limitar o acesso a determinadas informações ou restringir quem pode adicionar ou remover membros de um grupo ou canal. Uma Ferramenta de mensagens instantâneas que oferece essa flexibilidade ajudam a evitar confusões e garante que apenas as pessoas certas tenham acesso a informações sensíveis ou recursos críticos.
Comparação entre as Melhores Ferramentas de Mensagens Instantâneas
Slack: Um Ecossistema Completo para Colaboração
O Slack é uma ferramenta de mensagens instantâneas popular entre equipes remotas, graças à sua versatilidade e vasta gama de funcionalidades. O que diferencia o Slack de outras ferramentas é a sua abordagem de ser um “hub” de trabalho, em que a comunicação não é apenas rápida e eficiente, mas também altamente organizada. Com canais de conversação categorizados por projeto, equipe ou tópico, o Slack permite que as conversas fluam de maneira estruturada, facilitando a localização de informações e a colaboração.
Além disso, a integração do Slack com centenas de outras ferramentas é um de seus principais atrativos. Desde gerenciadores de tarefas como Trello e Asana até plataformas de videoconferência e softwares de automação, o Slack pode centralizar tudo em um único espaço, promovendo maior eficiência. Para equipes que trabalham com fluxos de trabalho complexos e múltiplos projetos simultâneos, essa capacidade de integração é crucial.
No entanto, o Slack pode apresentar desafios para pequenas equipes que não precisam de tantas funcionalidades robustas. O custo de uso, especialmente em sua versão paga, pode se tornar um fator limitante para startups ou empresas menores que buscam soluções mais enxutas. Além disso, a quantidade de notificações e o excesso de canais podem, eventualmente, sobrecarregar os colaboradores, criando uma sensação de desorganização.
Microsoft Teams: Integração Profunda com o Ecossistema Microsoft
O Microsoft Teams se destaca pela sua integração nativa com o pacote Office 365, tornando-se uma escolha natural para empresas que já utilizam Word, Excel, PowerPoint e outras ferramentas da Microsoft. Para empresas que dependem fortemente desses softwares, o Teams oferece uma experiência de comunicação sem interrupções, permitindo que os colaboradores colaborem diretamente nos documentos sem precisar sair da plataforma.
Uma das principais vantagens do Microsoft Teams em relação ao Slack é a oferta de recursos de videoconferência e chamadas de voz integradas, que eliminam a necessidade de utilizar ferramentas separadas para reuniões e comunicação em tempo real. Isso pode ser especialmente útil para equipes que precisam de uma solução completa, onde reuniões, colaboração e mensagens instantâneas possam coexistir sem esforço.
Entretanto, o Microsoft Teams tem uma curva de aprendizado um pouco mais íngreme, especialmente para novos usuários que não estão familiarizados com o ecossistema da Microsoft. Além disso, sua interface pode ser vista como mais complexa e menos intuitiva do que a de outros concorrentes, o que pode ser um desafio para equipes menores ou que priorizam simplicidade.
Google Chat: Simplicidade com Integração ao Google Workspace
O Google Chat, anteriormente conhecido como Hangouts Chat, é uma solução minimalista, ideal para empresas que já utilizam o Google Workspace (antigo G Suite) como parte central de suas operações. Assim como o Microsoft Teams é para o Office 365, o Google Chat é para o Google Workspace: uma ferramenta profundamente integrada que se conecta a outros serviços como Google Drive, Google Docs e Gmail.
A grande vantagem do Google Chat é a sua simplicidade. Ele oferece as funcionalidades essenciais de uma ferramenta de mensagens instantâneas sem a complexidade de alternativas como Slack ou Microsoft Teams. Essa simplicidade pode ser extremamente atraente para pequenas equipes que precisam de uma solução rápida, eficiente e sem distrações.
No entanto, essa simplicidade pode ser uma faca de dois gumes. Para empresas que necessitam de recursos avançados ou de uma ferramenta mais robusta em termos de integrações e personalizações, o Google Chat pode parecer limitado. Outro ponto a ser considerado é que ele depende fortemente do uso do Google Workspace, o que pode ser um impeditivo para organizações que utilizam outras plataformas.
Discord: Da Comunidade Gamer para o Ambiente Corporativo
Originalmente criado para a comunicação entre jogadores, o Discord gradualmente se tornou uma opção viável para equipes remotas, especialmente startups e pequenos grupos que precisam de uma ferramenta gratuita e flexível. O Discord oferece chat por texto, voz e vídeo, permitindo uma comunicação rica e fluida. Seu grande atrativo está na simplicidade do modelo de servidor, onde as conversas são divididas em canais com permissões configuráveis, tornando-o personalizável e dinâmico.
Uma das maiores vantagens do Discord é a sua gratuidade, sendo uma opção acessível para equipes que estão começando e precisam economizar em suas operações. A flexibilidade dos servidores também oferece a oportunidade de personalização e a criação de bots que automatizam processos dentro da plataforma, o que pode ser um benefício significativo para empresas que precisam de automação personalizada.
No entanto, o Discord carece de algumas integrações mais avançadas que ferramentas como Slack e Microsoft Teams oferecem. Embora tenha melhorado em termos de usabilidade corporativa, ainda não se iguala a essas plataformas no que se refere a recursos empresariais e integrações com ferramentas de trabalho mais robustas. Para equipes que precisam de uma solução completa e integrada, o Discord pode não ser a melhor escolha.
Zoom Chat: Comunicação Rápida para Equipes que Usam Zoom
O Zoom é amplamente conhecido como uma das melhores ferramentas de videoconferência, mas poucos sabem que a plataforma também oferece um serviço de mensagens instantâneas integrado. Para equipes que já utilizam o Zoom para reuniões frequentes, o Zoom Chat pode ser uma extensão natural para manter as comunicações organizadas em um só lugar.
O grande benefício de usar o Zoom Chat é justamente sua integração com o sistema de videoconferência. Para empresas que realizam muitas reuniões virtuais, ter uma ferramenta que combina essas funcionalidades é um bônus, além de economizar na utilização de múltiplas plataformas. A interface do Zoom Chat também é direta e fácil de usar, especialmente para equipes já familiarizadas com o ambiente Zoom.
Entretanto, para equipes que precisam de uma ferramenta mais robusta de mensagens, o Zoom Chat pode ser limitado em comparação com opções mais sofisticadas, como Slack ou Microsoft Teams. Ele é ideal para empresas que já utilizam o Zoom como principal meio de comunicação por vídeo, mas pode não oferecer todas as funcionalidades necessárias para equipes que precisam de integrações mais profundas e flexibilidade na comunicação textual.
Segurança e Privacidade nas Ferramentas de Mensagens Instantâneas
A segurança digital é, hoje, uma das principais preocupações das empresas, especialmente em um ambiente de trabalho remoto, onde a comunicação ocorre quase inteiramente online. Uma ferramenta de mensagens instantâneas desempenha um papel central nesse cenário, transportando informações sensíveis, como dados de projetos, detalhes sobre clientes e até questões estratégicas da empresa. Por isso, é crucial que a segurança dessas plataformas seja robusta e capaz de proteger os dados da empresa contra acessos não autorizados e ataques cibernéticos.
As ameaças cibernéticas estão em constante evolução, e uma ferramenta de mensagens instantâneas que não investe continuamente em segurança torna-se vulnerável a invasões, roubo de dados e até espionagem corporativa. Portanto, uma escolha acertada de ferramenta deve sempre levar em consideração o nível de proteção que ela oferece, tanto em relação às mensagens trocadas quanto aos arquivos compartilhados. Isso inclui verificar a infraestrutura de segurança da plataforma, as certificações que ela possui e os protocolos de segurança que implementa.
Criptografia de Ponta a Ponta: Protegendo a Comunicação
Um dos recursos mais importantes para garantir a segurança de uma ferramenta de mensagens instantâneas é a criptografia de ponta a ponta. Quando implementada corretamente, a criptografia de ponta a ponta garante que apenas o remetente e o destinatário da mensagem possam acessá-la, mesmo que os dados sejam interceptados durante a transmissão. Essa tecnologia transforma as mensagens em um código ilegível enquanto elas transitam entre os dispositivos, impedindo que invasores ou terceiros tenham acesso ao conteúdo.
Ferramentas como WhatsApp e Signal já utilizam a criptografia de ponta a ponta como um padrão. Contudo, no ambiente corporativo, a adoção dessa tecnologia ainda é uma preocupação. Algumas plataformas de mensagens instantâneas empresariais podem não oferecer esse nível de segurança ou apenas aplicá-lo parcialmente, o que abre brechas para ataques. Por isso, ao escolher uma ferramenta, é importante verificar se a criptografia é aplicada de forma abrangente, cobrindo todas as comunicações e arquivos.
Além da criptografia, é interessante avaliar outros mecanismos de segurança, como a autenticação multifator (MFA), que adiciona uma camada extra de proteção ao exigir mais de um método de verificação para acessar a plataforma. Essas barreiras adicionais garantem que mesmo que uma senha seja comprometida, o invasor ainda não consiga acessar o sistema sem passar por outras verificações, como um código de segurança enviado ao celular do usuário.
Conformidade com Normas de Privacidade
Outro aspecto vital ao analisar a segurança de uma ferramenta de mensagens instantâneas é sua conformidade com leis de privacidade e proteção de dados, como o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) na Europa e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil. Essas regulamentações exigem que as empresas adotem práticas rigorosas para garantir a privacidade dos dados dos usuários, o que inclui a forma como as informações são coletadas, armazenadas e compartilhadas.
Uma ferramenta de mensagens instantâneas que não cumprem essas normas podem representar um risco legal para a empresa que as utiliza. Em caso de violação, a empresa pode ser responsabilizada e sofrer sanções financeiras. Por isso, ao optar por uma plataforma, é essencial garantir que ela esteja em conformidade com as leis de privacidade vigentes no país ou na região em que a empresa atua.
A conformidade com essas leis também oferece maior transparência sobre como os dados são tratados pela ferramenta. Por exemplo, muitas ferramentas precisam ser claras sobre onde os dados estão sendo armazenados — se localmente, em um servidor próprio ou em servidores na nuvem — e quais medidas de segurança estão sendo aplicadas para protegê-los. Empresas que lidam com informações sensíveis ou reguladas devem prestar especial atenção a esse detalhe.
Controles Internos de Acesso e Privacidade
Além dos mecanismos de proteção oferecidos pela própria plataforma, as empresas precisam implementar seus próprios controles internos para garantir que uma ferramenta de mensagem instantânea seja usada de forma segura. Isso inclui definir quem tem acesso a determinadas informações, criar políticas de privacidade e segurança e educar os colaboradores sobre o uso seguro da ferramenta.
Uma Ferramenta de mensagens instantâneas que oferece maior controle sobre as permissões de usuário permitem que os gestores determinem quem pode acessar certos canais, compartilhar arquivos ou participar de conversas específicas. Isso reduz as chances de vazamentos de dados, garantindo que apenas as pessoas certas tenham acesso a informações sensíveis. Em grandes equipes ou empresas com múltiplos departamentos, esse nível de controle pode ser essencial para proteger a integridade das informações.
Por exemplo, algumas plataformas oferecem a opção de estabelecer políticas automáticas de retenção de mensagens. Isso permite que a empresa defina por quanto tempo as mensagens devem ser armazenadas antes de serem excluídas automaticamente. Em setores onde a privacidade e a confidencialidade são cruciais, como o setor jurídico ou de saúde, essa funcionalidade pode ser um grande diferencial.
Como Integrar uma Ferramenta de Mensagens Instantâneas no Fluxo de Trabalho da Equipe
Facilitar a Comunicação com Canaux e Threads Organizados
A integração eficaz de uma ferramenta de mensagens instantâneas no fluxo de trabalho de uma equipe depende em grande parte da forma como a comunicação é estruturada. Canais (ou threads) organizados por projeto, equipe ou departamento facilitam a troca de informações, ajudando os colaboradores a encontrarem rapidamente o que precisam. Essa organização prévia evita a sobrecarga de mensagens em um único espaço, o que pode criar confusão e perda de tempo.
A chave para uma integração eficiente é criar uma estrutura clara desde o início, com canais dedicados para cada área de trabalho. Por exemplo, um canal exclusivo para o marketing, outro para as vendas, e ainda um separado para projetos específicos. Isso não apenas simplifica a comunicação, mas também dá autonomia para que cada departamento tenha seu próprio espaço, sem sobrecarregar os outros com mensagens irrelevantes.
Além disso, utilizar threads dentro dos canais permite que discussões específicas ocorram sem interromper o fluxo principal de conversas. Isso mantém o foco em tópicos importantes e evita que informações se percam em uma enxurrada de mensagens. As equipes podem usar threads para perguntas, discussões ou atualizações que precisem de atenção sem bagunçar o canal principal, garantindo uma comunicação mais limpa e eficiente.
Automatização de Tarefas para Ganho de Eficiência
Uma das vantagens de uma ferramenta de mensagens instantâneas modernas é a possibilidade de automatizar tarefas, o que aumenta a eficiência da equipe e reduz o tempo gasto em atividades repetitivas. Muitas dessas ferramentas oferecem integrações com plataformas de automação, permitindo que você configure alertas automáticos, atribuição de tarefas e notificações de prazos diretamente dentro do chat da equipe.
Por exemplo, ao integrar uma ferramenta como Slack ou Microsoft Teams com softwares de gerenciamento de projetos, como Trello ou Asana, os membros da equipe podem ser automaticamente notificados sobre novas tarefas, atualizações de status ou alterações nos prazos. Isso elimina a necessidade de consultar várias plataformas diferentes e mantém todas as partes informadas em tempo real.
Além das notificações, é possível criar bots personalizados que executam comandos específicos, como enviar lembretes automáticos sobre reuniões ou deadlines. Esses bots podem ser configurados para responder a certas palavras-chave ou ações, agilizando o fluxo de trabalho sem a intervenção humana. Essa automação não apenas melhora a produtividade, mas também evita que detalhes importantes sejam negligenciados em meio às atividades diárias.
Integração com Ferramentas de Produtividade e Gerenciamento de Projetos
Para que uma ferramenta de mensagens instantâneas se torne um verdadeiro hub de comunicação, ela precisa se integrar perfeitamente com outras ferramentas de produtividade. A sincronização com gerenciadores de projetos, como Jira, Monday.com ou ClickUp, por exemplo, transforma a plataforma de mensagens em um centro de controle centralizado, onde as tarefas podem ser atribuídas e acompanhadas em tempo real.
A comunicação entre equipes se torna muito mais fluida quando todos os membros têm acesso a informações atualizadas sobre o andamento dos projetos sem sair do ambiente de mensagens. Isso permite que a equipe se concentre na execução das tarefas, eliminando a necessidade de alternar entre múltiplas interfaces e ferramentas para encontrar o que precisa.
Outro aspecto importante dessa integração é a possibilidade de compartilhamento direto de arquivos e documentos. Ferramentas que se integram com Google Drive, Dropbox ou OneDrive, por exemplo, permitem que os colaboradores acessem e compartilhem documentos de forma rápida e segura. Essa facilidade no acesso e compartilhamento de arquivos também otimiza as revisões de documentos, edições em tempo real e colaboração em projetos de maneira eficiente.
Reduzindo a Sobrecarga de Comunicação
Um dos grandes desafios das equipes remotas é lidar com a sobrecarga de comunicação. Isso pode ocorrer quando os membros da equipe são constantemente bombardeados com mensagens e notificações, tornando difícil diferenciar o que é urgente do que é apenas uma conversa casual. Para combater isso, é essencial implementar boas práticas no uso de uma ferramenta de mensagens instantâneas, reduzindo o excesso de notificações desnecessárias.
Primeiro, é importante definir claramente quais tipos de mensagens são adequados para cada canal. Por exemplo, canais de projetos devem ser reservados para atualizações específicas sobre o andamento das tarefas, enquanto canais mais informais podem ser utilizados para socialização e discussões não relacionadas ao trabalho. Isso ajuda a manter a comunicação organizada e permite que os colaboradores se concentrem nas mensagens mais relevantes.
Outro fator crucial é educar a equipe sobre o uso responsável das ferramentas, evitando “pingar” membros em momentos inoportunos ou fora do horário de trabalho, exceto em casos de urgência. Além disso, plataformas como Slack e Microsoft Teams oferecem modos de “não perturbe”, que podem ser ativados pelos colaboradores para focarem no trabalho sem interrupções constantes. Esse tipo de funcionalidade contribui para manter a produtividade em alta, minimizando distrações.
Fomentando a Colaboração com Funções Avançadas
Muitas ferramentas de mensagens instantâneas oferecem funcionalidades avançadas que, quando bem utilizadas, podem elevar o nível de colaboração entre os membros da equipe. Além da comunicação textual básica, é possível realizar chamadas de voz ou vídeo diretamente pela plataforma, tornando a comunicação mais dinâmica e permitindo que as discussões sejam resolvidas rapidamente sem a necessidade de agendar reuniões separadas.
Ferramentas como Slack, Microsoft Teams e Discord também permitem o compartilhamento de telas durante as videochamadas, o que é extremamente útil para demonstrar fluxos de trabalho, revisar documentos em tempo real ou solucionar problemas técnicos. Esses recursos aproximam a experiência de trabalho remoto da interação face a face, permitindo uma colaboração mais eficiente e intuitiva.
Além disso, muitas ferramentas oferecem a possibilidade de criar “salas de bate-papo” temporárias para discussões rápidas ou sessões de brainstorming. Essas salas podem ser fechadas após a reunião, garantindo que apenas os tópicos relevantes sejam discutidos em tempo real, sem sobrecarregar os canais principais. Isso também permite que a equipe se divida em grupos menores para resolver questões específicas sem interromper o trabalho dos outros.
Otimize a Comunicação e Alavanque o Sucesso da Sua Equipe Remota
Escolher a ferramenta de mensagens instantâneas ideal para sua equipe remota é um passo decisivo para melhorar a colaboração, agilizar o fluxo de trabalho e garantir que todos estejam conectados de forma eficiente. Com as opções certas, você não apenas facilita a comunicação, mas também constrói um ambiente onde as ideias fluem, as tarefas são organizadas e a produtividade é maximizada. A integração de ferramentas poderosas com sua equipe permite que as metas sejam atingidas com mais agilidade e precisão.
Não espere até que os problemas de comunicação prejudiquem sua equipe. Agora é o momento de implementar uma solução que atenda às suas necessidades, seja no gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos ou até na proteção de informações sensíveis. Ao escolher uma ferramenta que equilibre facilidade de uso, segurança e integração, você garante que sua equipe permaneça focada no que realmente importa: alcançar resultados.
Portanto, analise as opções, leve em conta as características específicas da sua empresa e não hesite em adotar uma ferramenta de mensagens instantâneas que impulsione sua equipe rumo ao sucesso. A escolha correta pode ser o diferencial entre uma equipe que apenas trabalha e uma que colabora e inova continuamente. Está pronto para transformar a comunicação da sua equipe? A hora de agir é agora!
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